RESUME
- KONSEP DASAR SISTEM
Dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekatan:
Pendekatan Prosedur: “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Penekanan pada elemen/komponennya: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
2. KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem memiliki sifat atau karakteristik tertentu antara lain
a. Komponen-komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Masukan (Input)
Masukan dapat berupa masukan perawatan (Maintenance Input) dan masukan sinyal
c. Keluaran (Output)
Hasil masukan yang diolah dan diklasifikasikan menjadi hasil yang berguna.
d. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contoh: sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi lingkup yang luas, sedangkan Objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
3. KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. Sistem penggajian, dan lain-lain.
b. Sistem Probabilitas (Probabilistic System)
Merupakan sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti. Contoh: sistem pemasaran.
c. Sistem Terbuka (Open System)
Merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh: Sistem keorganisasian
d. Sistem Tertutup (Closed System)
Merupakan sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energy atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Contoh: raksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.
e. Relatively Closed System
Merupakan sistem yang dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.
Contoh: sistem komputer
f. Artificial System
Merupakan sistem yang dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya.
Contoh: Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir.
g. Natural System
Merupakan sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh: laut, tata surya dan lain-lain.
h. Manned System
Merupakan sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia yang dapat dikembangkan dengan cara:
- Sistem Manusia-Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
- Sistem Manusia-Mesin, sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan
- Sistem Mesin-Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem.
4. JENIS SISTEM
Pada dasarnya sistem dibagi menjadi dua yaitu sistem alami dan sistem buatan. Sistem alami dibagi lagi menjadi dua yaitu sistem fisik dan sistem kehidupan. Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial, organisasi, transportasi, komunikasi dan sistem keuangan.
Yang akan dipelajari di sini adalah sistem terotomasi yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia. Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk terminal, printer, tape dan lain-lain); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database , program pengontrol komunikasi, program aplikasi, dan lain-lain); personil (yang mengoperasikan sistem); data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu) dan prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah kategori, yaitu:
a. On-line system
Sistem yang menerima secara langsung sejumlah masukan pada area dimana mereka dimasukkan dan menghasilkan keluaran.
b. Real-time system
Sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu relative sama.
c. Decision support system + strategic planning system
Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, pemesanan, akuntansi dan produksi.
d. Knowledge-based systems
Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar.
5. PELAKU SISTEM
a. Pemakai
b. Manajemen
Terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai, manajemen sistem, dan manajemen umum
c. Pemeriksa
Menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis
d. Penganalisa sistem
Berfungsi sebagai arkeolog, innovator, mediator, dan pimpinan proyek
e. Pendesain sistem
Pendesain menerima hasil penganalisa sistem yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman
f. Pemrogram
Dapat bekerja setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya
g. personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up.
6. INFORMASI
Data dan Informasi
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi. Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi.
Definisi Informasi
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
7. PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)
Merupakan waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data antara lain:
- Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium
- Coding transaction ke dalam bentuk lain
- Storing data or information untuk pengambilan keputusan
- Calculating, operasi aritmatik terhadap data field
- Summarizing, proses akumulasi beberapa data
- Classifying data
- Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor.
- Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
- Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.
8. SIKLUS INFORMASI
Pertama-tama, data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.
Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh 3 hal yaitu:
a. Relevan
Informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya
b. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus mencerminkan maksudnya
c. Tepat waktu
Informasi yang dibutuhkan tidak boleh terlambat
Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari manfaat dan biaya. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunanya yaitu:
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dsb
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari.
Sistem Informasi
Merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Manfaat Sistem Informasi:
- Organisasi; untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank; untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi.
- Perusahaan; untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Tahapan dalam menganalisis sistem:
- Definisikan masalahnya
- Pahami sistem tersebut dan buat definisinya
- Alternative apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
- Pilih salah satu alternative yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
- Terapkan alternative tersebut.
- Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
10. GLOBALISASI EKONOMI
- E-Commerce dan E-Business
- Keamanan dan Privasi
- Kolaborasi dan Rekanan
- Manajemen Aset Pengetahuan
- Continous Improvement dan Total Quality Management
- Desain ulang proses bisnis
- Aplikasi Enterprise
ASUMSI PERANAN PENGANALISIS SISTEM
Informasi adalah sebuah sumber organisasi dimana harus diatur secara bik seperti sumber daya lainnya.
Delapan kategori system informasi
- Transaction processing systems (TPS)
- Office automation systems (OAS)
- Knowledge work systems (KWS)
- Management information systems (MIS)
- Decision support systems (DSS)
- Expert systems (ES)
- Group decision support systems (GDSS)
- Executive support systems (EES)
- Fase analisa dan perancangan
Analisa dan perancangan sistem adalah sebuah pendekatan sistematik untuk mengidentifikasi masalah, kesempatan, tujuan; analisa aliran informasi organisasi; dan merancang sistem informasi terkomputer untuk menyelesaikan sebuah masalah
Merupakan problem solvers, yang membutuhkan keahlian komunikasi dan harus beretika dengan user dan konsumen.
Analis sistem berfungsi sebagai:
- Konsultan bisnis
- Men-support para expert dalam bisnis
- Agen perubahan
- Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Merupakan sebuah pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah bisnis yang terdiri dari 7 fase yakni:
Fase 1 terdiri dari:
Pengenalan
Masalah-masalah yang ada diperusahaan diidentifikasi sehingga analis bisa membuat rancangan solusi untuk mengatasi masalah-masalah yang ada.
Merupakan hal-hal apa yang bisa diambil oleh analis yang akan digunakan sebagai objek dalam pembuatan sistem. Misalnya di dalam suatu perusahaan belum menggunakan sistem komputer, maka hal itu merupakan kesempatan yang dapat digunakan oleh analis untuk membuatkan suatu sistem berbasis komputer yang nantinya bisa dimanfaatkan oleh perusahaan.
Tujuan merupakan hal-hal yang ingin dicapai dengan adanya pembuatan sebuah sistem.
Keterlibatan personal
Merupakan problem solvers, yang membutuhkan keahlian komunikasi dan harus beretika dengan user dan konsumen.
Merupakan orang-orang yang nantinya akan menggunakan sistem yang dibuat.
Merupakan orang yang membuat sistem yang akan digunakan oleh manajemen user.
Fase 2 terdiri dari:
Menentukan kebutuhan informasi dengan cara:
– Interview manajemen, operasi dan personal
– Mengumpulkan dokumen sistem / operasi
– Menggunakan quesioner
– Mengamati sistem dan keterlibatan personal
– Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why
Keterlibatan personal sebagai:
– Analis system
– Manajemen user
– Pekerja operasi
– Manajemen system
Fase 3 terdiri dari
Analisa kebutuhan system:
– Membuat data flow diagram
– Dokumen prosedur logik untuk proses data flow diagram
– Melengkapi Kamus data / data dictionary
– Membuat keputusan semistruktur
– Mempersiapkan dan mempresentasikan proposal sistem
– Merekomendasikan solusi optimal ke manajemen
Keterlibatan personal sebagai:
– Analis system
– Manajemen user
– Manajemen system
Fase 4 terdiri dari
Merancang system yang direkomendasi
– Melakukan desain user interface yang terdiri dari disain output dan disain input
– Disain control system
– Disain file dan atau database
– Menghasilkan spesifikasi program
– Menghasilkan tabel atau pohon keputusan
Personnel Involved
– Analyst
– System designer
– User management
– User operations workers
– Systems management
Fase 5 terdiri dari
Mengembangkan dan mendokumentasikan program
– Disain Disain program komputer menggunakan structure charts, Nassi-Schneiderman charts, and pseudocode
– Pembuatan disain program
– Pembuatan program komputer
– Dokumentasi software dengan help files, procedure manuals, dan Web sites dengan Frequently Asked Questions
Keterlibatan Personal
– Analis Sistem
– Disainer sistem
– Programmers
– Manajemen sistem
Fase 6 terdiri dari
Testing dan Implementasi system
– Test and debug program komputer
– Test sistem komputer
– Peningkatan system
Keterlibatan personal
– Analis Sistem
– Disainer Sistem
– Programer
– Manajemen Sistem
Fase 7 terdiri dari
Implementasi dan evaluasi sistem
– Konversi rencana
– Pelatihan user
– Pembelian dan installasi perangkat baru
– Meng-Convert files
– Installasi sistem
– Melakukan Review and evaluasi sistem
Keterlibatan personal
– Analis sistem
– Disainer sistem
– Programmer
– Manajemen user
– Pekerja operasi
– Manajemen sistem
TINJAUAN TENTANG OBJEK PENELITIAN PA SESUAI DENGAN FASE 1 dan 2
FASE I :
PENGENALAN SISTEM INFORMASI TOKO ELEKTRONIK
Masalah
Sebuah sistem informasi selalu digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya dimana suatu sistem dapat bermanfaat di dalam pengambilan keputusan oleh perusahaan. TOKO INDAH PRATAMA ELEKTRONIK ini bergerak di bidang penjualan barang-barang elektronik rumah tangga. Kegiatan penjualan dan pembelian selalu dilakukan oleh perusahaan. Pencatatan untuk transaksi-transaksi di atas masih dilakukan secara manual sehingga apabila terjadi pembelian atau penjualan dalam jumlah besar, terkadang karyawan bagian pembelian maupun penjualan akan menjadi kewalahan. Laporan pembelian secara rinci juga tidak dapat disajikan sehingga perlu adanya suatu aplikasi berbasis komputer yang dapat membantu perusahaan di dalam pencatatan pembelian serta pembuatan laporan pembelian secara rinci.
Kesempatan
Karena pencatatan pembelian di perusahaan masih bersifat manual, maka penulis berkesempatan untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat mencatat pembelian secara otomatis dengan menggunakan komputer sehingga proses pencatatan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat serta dapat disajikan laporan pembelian secara rinci.
Tujuan
Tujuan dibuatnya sebuah sistem aplikasi berbasis komputer ini adalah untuk memudahkan perusahaan di dalam melakukan kegiatan-kegiatannya sehingga dapat dilakukan efisiensi waktu maupun biaya bagi perusahaan.
KETERLIBATAN PERSONAL
Analis Sistem
Analis sistem merupakan orang yang menjadi pemecah masalah-masalah yang timbul pada saat pembuatan sistem aplikasi berbasis komputer. Dalam hal ini yang menjadi problem solvernya adalah para dosen pembimbing.
Manajemen User
Manajemen user merupakan orang/perusahaan yang nantinya akan menggunakan aplikasi yang dibuat.
Manajemen Sistem
Manajemen sistem terlibat didalam pembuatan seluruh aplikasi dari mulai sejak diadakannya observasi sampai aplikasi siap digunakan oleh manajemen user. Dalam pembuatan aplikasi ini, yang menjadi manajemen sistemnya adalah penulis sendiri.
FASE II :
MENENTUKAN KEBUTUHAN INFORMASI
Untuk mendapatkan data dan informasi kebutuhan sistem TOKO INDAH PRATAMA ELEKTRONIK, penulis melakukan observasi secara langsung. Cara yang dilakukan penulis untuk mengetahui sistem pembelian yang digunakan TOKO INDAH PRATAMA ELEKTRONIK SAWANGAN antara lain:
Interview manajemen, operasi dan personal
Proses interview dilakukan langsung oleh penulis. Yang diinterview adalah karyawan bagian pembelian serta pemiliknya langsung. Interview dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai sistem pembelian yang diterapkan oleh TOKO INDAH PRATAMA ELEKTRONIK tersebut.
Mengumulkan dokumen sistem / operasi
Disamping interview, penulis juga mengumpulkan contoh-contoh dokumen yang berhubungan dengan sistem pembelian. Dokumen-dokumen tersebut akan bermanfaat sebagai dasar pembuatan aplikasi pembelian di TOKO INDAH PRATAMA ELEKTRONIK.
Menggunakan quesioner
Sejauh ini penulis masih belum menggunakan quesioner untuk pengumpulan data, karena yang dibutuhkan pada awal pembuatan aplikasi pembelian ini adalah sistem keuangan yang digunakan perusahaan.
Mengamati sistem dan keterlibatan personal
Pengamatan sistem dilakukan pada saat observasi langsung ke perusahaan. Dan sejauh yang penulis amati, masing-masing personal memiliki keterlibatan langsung dalam menjalankan sistem. Misalnya dalam hal pencatatan pembelian, karyawan di bagian pembelian akan melakukan pencatatan pembelian barang yang terjadi pada hari yang bersangkutan.
Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why
Pertanyaan-pertanyaan di atas digunakan oleh penulis pada saat melakukan interview ke perusahaan. Contoh-contoh dari pertanyaan tersebut antara lain:
Siapa yang akan diwawancara/interview pada saat observasi?
Siapakah yang akan menggunakan sistem yang dibuat?
Apa yang harus dilakukan di dalam pembuatan sistem?
Dimanakah letak/alamat perusahaan tepat obserasi?
Bagaimana sistem pembelian dijalankan di perusahaan?
Mengapa sistem perlu dibuat?
KETERLIBATAN PERSONAL
Analis Sistem
Analis sistem merupakan orang yang menjadi pemecah masalah-masalah yang timbul pada saat pembuatan sistem aplikasi berbasis komputer. Dalam hal ini yang menjadi problem solvernya adalah para dosen pembimbing.
Manajemen User
Manajemen user merupakan orang/perusahaan yang nantinya akan menggunakan aplikasi yang dibuat.
Pekerja Operasi
Merupakan salah satu fungsi manajemen yang membuat rencana dan melakukan pengendalian sistem produksi serta kegiatan sistem interface dengan fungsi lain di dalam organisasi dan lingkungan organisasi”. Jadi, secara tidak langsung keyword untuk manajemen operasi ini adalah Decision Making terutama dalam bidang Proses, kualitas, kapasitas dan persediaan.
Manajemen Sistem
Manajemen sistem terlibat didalam pembuatan seluruh aplikasi dari mulai sejak diadakannya observasi sampai aplikasi siap digunakan oleh manajemen user. Dalam pembuatan aplikasi ini, yang menjadi manajemen sistemnya adalah penulis sendiri.
Trie's Blog 